Registratiesysteem voor het veld

Tijdens de oogst draait de kwekerij op zo'n 600 scholieren en seizoenswerkers. Het interne registratiesysteem liep nog op techniek die sinds 2015 niet meer wordt ondersteund. En de kern van het werk, kratjes tellen en plukkwaliteit bijhouden, gebeurde op papier.

Eén observatie tijdens een meeloopdag vatte het hele probleem samen: zodra volle kratjes in de pauze werden opgehaald en naar de koeling gingen, was niet meer te achterhalen wie welk kratje had gevuld. Klopten de aantallen niet, dan was het 'hun woord tegen het mijne'.

• Volle kratjes werden handmatig geturfd: foutgevoelig, en bij verschil moest alles opnieuw geteld worden.
• Na de pauze was niet meer te herleiden wie een kratje had gevuld.
• Plukkwaliteit werd nergens vastgelegd, dus begeleiders voeren op hun geheugen.
• Fouten kwamen soms pas maanden later boven (bij ontdooien), waarna de begeleider de schuld kreeg zonder nog iemand te kunnen aanspreken.

De oorspronkelijke opdracht was om het volledige systeem te moderniseren: planning, kwaliteitscontrole en rapportages, voor alle gebruikersgroepen. Door vroeg het veld op te gaan werd duidelijk waar de grootste dagelijkse impact lag. Daar heb ik de scope op gericht.

Ik liep een dag mee als plukker, observeerde de processen op het veld, interviewde plukbegeleiders en zette enquêtes uit onder plukkers en begeleiders. Daarnaast deed ik deskresearch naar effectieve feedback. De bronnen bevestigden elkaar, wat de inzichten betrouwbaar maakte.

Drie cijfers uit de enquêtes onder plukkers en begeleiders:

Een verrassend inzicht stuurde de richting bij. Uit een enquête naar drijfveren bleek dat begeleiders juist uitgesproken sociaal zijn: hun voldoening halen ze uit de sfeer en uit het helpen verbeteren van plukkers.

Ik vertaalde de inzichten naar vier ontwerprichtlijnen die de rest van het project stuurden:

• Overzichtelijkheid: in één oogopslag zien hoe een team ervoor staat.
• Overdraagbaarheid: informatie die niet in iemands hoofd blijft zitten.
• Herleidbaarheid en transparantie: altijd kunnen terugzien wie wat plukte.
• Tijdonafhankelijke feedback: kwaliteit kunnen vastleggen, ook als de plukker al weg is.

Met best-practice-onderzoek en creatieve sessies werkte ik drie concepten uit. Om niet op gevoel te kiezen, toetste ik ze met de stakeholders via dot-vote en woog ik ze af in een Harris Profile en een MoSCoW-analyse.

Ik bouwde het prototype in Figma en testte het in meerdere rondes: eerst de richting met de eigenaren en de projectleider, daarna de bruikbaarheid in een hardop-denk-test met begeleiders. Elke ronde legde iets bloot dat de volgende versie stuurde.

1. Iteratie 1: richting valideren

   Getest

   Prototype voorgelegd aan de eigenaren en de projectleider.

   Resultaat

   De richting klopte, maar uit hun dagelijkse werk kwamen functies die ik had gemist: plukkers present melden, het perceel vastleggen, en teams gedurende de dag kunnen wisselen.

   Aangepast

   Deze functies toegevoegd aan het ontwerp.

2. Iteratie 2: bruikbaarheid testen

   Getest

   Hardop-denk-test met vijf gebruikers langs vier taakscenario's.

   Resultaat

   Tijdonafhankelijke feedback was lastig te vinden, en hetzelfde icoon (een spraakwolkje) werd voor twee functies gebruikt; dat zorgde voor verwarring.

   Aangepast

   Vindbaarheid verbeterd en iconen per functie onderscheiden.

3. Iteratie 3: aanscherpen

   Getest

   Het overzicht en het logboek opnieuw getoetst.

   Resultaat

   Het logboek paste niet op de drukke realiteit: begeleiders lezen niet per plukker alles terug.

   Aangepast

   Logboek teruggebracht tot wat echt snel nodig is, met context over ervaring (eerste keer versus ervaren plukker).

Wat consistent goed werkte: testers vonden het overzicht toegankelijk en logisch. En de grafiek met het gemiddelde, waarmee je meteen ziet of een plukker afwijkt, werd het meest gewaardeerd.

Het eindresultaat is een getest prototype dat de veldregistratie digitaliseert: het koppelt kratjes aan plukkers, voorkomt telfouten, en geeft begeleiders inzicht in prestaties en kwaliteit.

Wat ik meeneem: vroeg het veld op gaan, letterlijk meelopen als plukker, leverde in dit project het meeste op. En ik kijk kritisch terug op hoe ik de plukkers-enquête verspreidde. Door 'm ook breed via social media uit te zetten, kon ik niet met zekerheid zeggen dat alle respondenten bij deze kwekerij plukten. Een gerichtere aanpak was betrouwbaarder geweest.